Лекция 12 «Формы. Основы создания формы. Элементы управления»

 

1. Формы — диалоговый графический интерфейс для работы пользователя с базой данных
Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы можно распечатывать, а также применять для создания панелей управления в приложении.

Любая форма, с помощью которой вы хотите просматривать, вводить или редактировать записи таблиц БД, должна быть предва¬рительно сконструирована. В процессе подготовительной работы по разработке формы определяется, из каких таблиц нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы, служа¬щие для ее оформления, будут использоваться (линии, поясняющие текст, рисунки).

2. Основы создания формы

Однотабличная форма может быть создана пользователем в ре¬жиме Конструктора форм или с помощью Мастера. В первом случае создание начинается с пустой формы и конструирование полностью возлагается на пользователя. Для создания однотабличной формы целесообразно использовать Мастер форм или команды Автоформа.

Чтобы начать создание формы, надо в окне базы данных вы¬брать закладку Формы и нажать кнопку Создать. Открывающееся диалоговое окно Новая форма представляет возможность выбрать один из режимов создания формы:
• Конструктор,
• Мастер форм,
• Авто¬форма: в столбец,
• Автоформа: ленточная,
• Автоформа: табличная,
• Диа¬грамма,
• Сводная таблица

Формы, которые удовлетворяют любому, даже самому требовательному вкусу, можно создать с помощью Конструктора.

Эффективным способом работы является быстрое создание форм с помощью Мастера форм и дальнейшее их совершенствование с помощью Конструктора.Мастер форм может создавать форму для одной таблицы и для нескольких взаимосвязанных таблиц.
При выборе только одной таблицы могут быть созданы формы:

•  В один столбец,
•  Ленточная
• Табличная.

Форма В один столбец выводит в виде колонок для просмотра данные только одной записи, поля которой расположены в нужном порядке

Ленточная форма выводит одну и более записей в зависимости от того, сколько можно уместить их на экране

Табличная форма выводит данные обычным табличным способом, но в отличие от таблиц может выбирать поля для вывода

Мастер форм позволяет пользователю определить, какие пол таблицы включаются в форму, и выбрать стиль ее оформления. Выбор таблицы для создания формы может быть произведен как в окне Новая форма, так и в первом диалоговом окне мастера Созда¬ние форм.

Команды Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и Авто¬форма: табличная создают для заданной таблицы формы, которые отличаются от форм, создаваемых мастером, тем, что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая формы в режиме конструктора, выводят ее на экран в режиме формы, то есть заполненную значениями из таблицы.
Заме¬тим, что таблица, для которой строится форма, выбирается в окне Новая форма. Форма, созданная мастером, также как и форма, соз¬данная любой командой Автоформа, может быть отредактирована в соответствии с требованиями пользователя. Редактирование выпол¬няется в режиме Конструктора форм.

Последние опции — Сводная таблица и Диаграмма — позволяют создавать достаточно специализированные по своим задачам формы и активно используют OLE-технологии.

3. Элементы управления

Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах управ¬ления.
Элементы управления — это объекты формы или отчета, ко¬торые служат для вывода данных на экран, выполнения макроко¬манд или оформления формы или отчета.

Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов управ¬ления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.
В Microsoft Access существуют следующие типы элементов управления, которые содержатся на панели элементов в режиме конструктора формы или режиме конструктора запроса и показаны на рис. 2.10:
1. надпись,
2. поле,
3. группа,
4. выключатель,
5. переключатель,
6. флажок,
7. поле со списком,
8. список,
9. кнопка,
10. рисунок,
11. свободная рамка объекта,
12. присоединенная рамка объекта,
13. разрыв страницы,
14. набор вкладок,
15. подчиненная форма/отчет,
16. линия,
17. прямоугольник
18. и до¬полнительные элементы ActiveX.

Элементы управления могут быть
 связанными,
 свободными
 или вычисляемыми.

Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления ис¬пользуются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных.
Для вычисляемого элемента управления в каче¬стве источника данных используется выражение. В выражении мо¬гут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запро¬са для формы или отчета, а также данные другого элемента управле¬ния формы или отчета.
Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольни¬ков и рисунков.

Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов, таких, как заголовки, подписи или краткие инструкции. В надписях не выводятся значения полей или выраже¬ний; они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи.
Надпись может быть присоединена к другому элементу управле¬ния (такую надпись называют подписью). Например, поле создается с присоединенной надписью, которая содержит подпись этого поля. Эта надпись появляется как заголовок столбца в форме в режиме таблицы.
Надпись, созданная с помощью инструмента «Надпись», разме¬щается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управ¬ления. Такие надписи используются для отображения разных сведе¬ний, например, заголовков формы или отчета, а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.

Поля используются в форме или отчете для отображения дан¬ных из таблицы, запроса или инструкции SQL. Поле такого типа называют присоединенным, потому что оно связано с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Например, можно создать свободное поле для отображения резуль¬татов вычислений или для приема данных, вводимых пользовате¬лем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Группа используется в форме или отчете для вывода ограничен¬ного набора параметров. Группа делает выбор параметра простым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран
только один параметр. Группа состоит из рамки группы и набора флажков, переключателей или выключателей.
При присоединении группы к полю к нему присоединяется только рамка группы, а не находящиеся в ней флажки, выключате¬ли или переключатели. Пользователь не должен определять свойст¬во Данные (ControlSource) для каждого элемента управления в груп¬пе. Вместо этого следует задать в свойстве Значение параметра (OptionValue) каждого флажка, выключателя или переключателя число, являющееся допустимым для поля, к которому присоединена рамка группы. При выборе параметра в группе Microsoft Access вво¬дит в поле значение, равное значению свойства Значение параметра (OptionValue) выбранного элемента.
В свойстве Значение параметра (OptionValue) требуется задавать число, так как значением группы может быть только числовое, а не текстовое значение. Microsoft Access сохраняет это число в базовой таблице.
Группа может быть также связана с выражением или быть сво¬бодной. Свободные группы применяются в специальных диалого¬вых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий, основанных на этих данных.

Выключатель может быть использован в форме или отчете как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.
Когда пользователь нажимает кнопку выключателя, присоеди¬ненного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»).
Выключатели особенно удобны при использовании в группах. В такой группе легко видеть, какой из выключателей нажат.

Переключатель может быть использован в форме или отчете как элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Когда поль¬зователь выбирает переключатель, присоединенный к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»).
Переключатели обычно используются в группе для отображения набора параметров, из которых необходимо выбрать один.

Флажок может быть использован в форме или отчете как от¬дельный элемент управления, в котором отображаются значения ло¬гического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.
При установке или снятии флажка, присоединенного к логиче¬скому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл»/«Выкл»). Кроме того, флажки включаются в группу для отображения набора выбираемых значений.
Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение с клавиатуры по памяти.

Поле со списком позволяет выбрать любой из этих способов вво¬да значения, не требуя при этом значительного места в форме. Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскры¬вающегося списка. Значение, выбранное или введенное в присоеди¬ненное поле со списком, вставляется в поле, к которому присоеди¬нено поле со списком.
В поле со списком список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, с заголовками или без заго¬ловков. Если поле со списком, содержащим нескольких столбцов, является присоединенным, то сохраняется значение одного из столбцов.
Свободное поле со списком позволяет сохранять значение, ис¬пользуемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного поля со списком можно ограничить значения, отбирае¬мые в другом поле со списком или в специальном диалоговом окне. Свободное поле применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного или введенного в поле со списком.
Поля со списком имеют свойство Ограничиться списком (LimitToList), которое определяет, допускается ли ввод в поле любых значений или только совпадающих с одним из значений списка.
Если в форме достаточно свободного места и требуется, чтобы список постоянно находился на экране, а также если требуется ог¬раничить вводящиеся данные имеющимся списком, вместо поля со списком можно использовать список.

Списки. Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым.
Список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то сохраняется значения одного из столбцов.
Свободный список позволяет хранить значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного
списка можно ограничить значения, отбираемые в другом списке или в специальном диалоговом окне. Свободный список применя¬ется также для поиска записи с помощью значения, выбранного в списке.
В тех случаях, когда в форме недостаточно места для отображе¬ния списка, или если наряду с выбором из списка требуется вводить новые значения с клавиатуры, вместо списка следует использовать поле со списком.

Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла ка¬кое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick).
Мастер кнопок позволяет создавать кнопки более 30 разных ти¬пов. При создании кнопки с помощью мастера для нее определяет¬ся процедура обработки события. Текст надписи на кнопке задается в качестве значения свойства Подпись (Caption). Чтобы поместить на кнопку рисунок, следует указать его в свойстве кнопки Рисунок (Picture).

Рисунки, свободные и связанные рамки объекта. В форму или от¬чет Microsoft Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях, например, рисунок, созданный в Microsoft Paint, электронную таблицу, созданную в Microsoft Excel, или текстовый документ, созданный в Microsoft Word. Существует возможность вставлять все содержимое файла или только некото¬рую выделенную часть.
Способ вставки рисунка или объекта зависит от того, какой объект предполагается создать: присоединенный или свободный. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к новой записи в форме или отчете отображается другой объект. Например, таким способом удобно хранить фотографии всех сотрудников фир¬мы. Свободный объект является частью структуры формы или отче¬та. При переходе к новой записи объект не изменяется.

Подчиненная форма — это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.
Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных отношением «один ко многим».
Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те запи¬си, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная фор¬ма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».
При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из табли¬цы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.
Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, как на предшествующей иллюстрации, или она может быть выведе¬на как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма.
Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную фор¬му. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, подчиненную форму, вы¬водящую данные о заказах и другую подчиненную форму, которая отображает то, что заказано.

Подчиненным отчетом называют отчет, вставленный в другой от¬чет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т. е. не базирующимся на таблице, запросе или инструкции SQL.
Свободный главный отчет может служить контейнером несколь¬ких не связанных между собой отчетов, которые требуется объеди¬нить.
Главный отчет связывают с таблицей, запросом или инструкци¬ей SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, в которых выводятся данные, связанные с данными в глав¬ном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены все записи о продажах за год, а в подчиненном отчете — итоговые дан¬ные, например суммы продаж за каждый квартал.
В главном отчете могут также содержаться данные, являющиеся общими для двух или нескольких подчиненных отчетов. В этом слу¬чае области данных выводятся в подчиненных отчетах.
В главный отчет наряду с подчиненными отчетами включают также подчиненные формы, причем число таких подчиненных
форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содер¬жать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в отчете может содержаться подчиненный отчет, кото¬рый в свою очередь содержит подчиненную форму или подчинен¬ный отчет.
Элементы управления Разрывы страниц, Линии, Прямоуголь¬ники используются для оформления форм и отчетов.
Элемент управления Набор вкладок используется для представ¬ления нескольких страниц данных в одном наборе. Это особенно удобно при работе со многими элементами управления, которые могут быть распределены на две или более категорий. Например, элемент управления Набор вкладок может быть использован в фор¬ме Сотрудники, чтобы отделить общие сведения от личных.
Элементы HTML и ActiveX позволяют добавить формам и отче¬там еще некоторые функциональные возможности.